Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Nova Systems Ltd.
Office No: 34, Triq L-Gharb, 9
Gharb, GRB1102, Gozo
Malta

E-Mail: info@flowhireai.com

Produkte: FlowHire – KI-gestützte Recruiting-Plattform; mapAds (mapads.studio) – Plattform für Marketing und Social-Media-Betreuung

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben und verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontoinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer
• Kampagnendaten: Stellenausschreibungen, Unternehmensinformationen, Werbemittel
• Bewerberdaten: Bewerbungsformulare, Kontaktdaten, Antworten auf Qualifikationsfragen
• Nutzungsdaten: Logdaten, Cookies, Analytics-Informationen
• Zahlungsinformationen: Rechnungsadresse, Zahlungsmethode (verarbeitet über Stripe)

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Pflege unserer Recruiting-Werbedienstleistungen
• Verarbeitung und Verwaltung von Recruiting-Kampagnen
• Erleichterung der Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Bewerbern
• Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention
• Verbesserung unserer Dienste und Entwicklung neuer Funktionen
• Versand von servicebezogenen Benachrichtigungen und Updates
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von:

• Vertragserfüllung: Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber
• Berechtigte Interessen: Zur Verbesserung unserer Dienste und Betrugsprävention
• Einwilligung: Sofern Sie eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben
• Gesetzliche Verpflichtung: Zur Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften

5. Datenweitergabe

Wir können Ihre Daten weitergeben an:

• Werbeplattformen: Meta (Facebook/Instagram), LinkedIn, TikTok für die Kampagnendurchführung
• Dienstleister: Cloud-Hosting (Supabase), Zahlungsabwicklung (Stripe), E-Mail-Dienste (Resend)
• Arbeitgeber: Bewerberdaten werden nach Einwilligung an das einstellende Unternehmen weitergegeben
• Behörden: Wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.

6. Veröffentlichung in sozialen Netzwerken (TikTok, Instagram, Facebook, LinkedIn)

Agenturen können über unsere Plattform Social-Media-Beiträge für ihre Kunden planen, freigeben lassen und auf den eigenen Konten der Kunden veröffentlichen. Dazu verbindet der Kontoinhaber sein Konto, indem er sich bei der jeweiligen Plattform anmeldet und den Zugriff bestätigt. Das Passwort des Kontos sehen und speichern wir nie.

• Daten, die wir erhalten: bei TikTok die eindeutige Konto-ID (open_id), Anzeigename und Profilbild, die für das Konto verfügbaren Veröffentlichungsoptionen (z. B. Sichtbarkeitsstufen) sowie den Verarbeitungsstatus veröffentlichter Beiträge; bei Meta und LinkedIn die IDs und Namen der verbundenen Seiten bzw. Unternehmensprofile. Außerdem die von der Plattform ausgestellten Zugriffstoken.
• Daten, die wir übermitteln: ausschließlich die in unserer Plattform freigegebenen Beiträge, also Text, Bilder oder Videos und die je Beitrag gewählten Einstellungen (z. B. Sichtbarkeit, Kommentare, Kennzeichnung von Werbeinhalten).
• Zweck: ausschließlich die Veröffentlichung der freigegebenen Beiträge und die Anzeige ihres Status. Wir nutzen diese Daten nicht für Werbung, Profilbildung oder andere Zwecke und geben sie nicht an Dritte weiter.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die bei der Verbindung erteilte Einwilligung des Kontoinhabers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Speicherung und Löschung: Zugriffstoken werden verschlüsselt übertragen und zugriffsbeschränkt in unserer Datenbank (Supabase, Rechenzentrum in Zürich, Schweiz) gespeichert, solange die Verbindung benötigt wird. Sie werden mit dem Social-Media-Mandat oder auf Anfrage an die unten genannte E-Mail-Adresse gelöscht.
• Widerruf: Der Kontoinhaber kann den Zugriff jederzeit in den Einstellungen der jeweiligen Plattform widerrufen (TikTok: Einstellungen und Datenschutz > Sicherheit > Apps und Dienste; Facebook/Instagram: Business-Integrationen; LinkedIn: zugelassene Dienste). Bereits veröffentlichte Beiträge bleiben auf der Plattform und können dort gelöscht werden.

Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise der Plattformen: TikTok, Meta, LinkedIn.

7. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Kontodaten: Gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist und 2 Jahre nach Löschung
• Kampagnendaten: Gespeichert für die Dauer der Kampagne plus 1 Jahr
• Bewerberdaten: Gespeichert für 6 Monate nach Bewerbungseingang, sofern die Einwilligung nicht vorher widerrufen wird
• Zahlungsdaten: Gespeichert für 7 Jahre für Steuer- und Buchhaltungszwecke

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft: Anforderung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung: Löschung Ihrer Daten (Recht auf Vergessenwerden)
• Datenübertragbarkeit: Erhalt Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format
• Widerspruch: Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
• Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung
• Widerruf der Einwilligung: Jederzeitiger Widerruf der Einwilligung (sofern die Verarbeitung auf Einwilligung basiert)

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@flowhireai.com

9. Cookies und Tracking

Wir verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien um:

• Ihre Sitzung und Einstellungen beizubehalten
• Nutzungsmuster zu analysieren und unsere Dienste zu verbessern
• Kampagnen-Performance über Werbepixel zu verfolgen

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen steuern. Beachten Sie, dass das Deaktivieren von Cookies die Funktionalität beeinträchtigen kann.

10. Internationale Datenübertragungen

Ihre Daten können in Länder außerhalb Ihres Wohnsitzlandes übertragen und dort verarbeitet werden, einschließlich der Europäischen Union und der Vereinigten Staaten. Wir stellen angemessene Schutzmaßnahmen sicher, wie z.B. von Aufsichtsbehörden genehmigte Standardvertragsklauseln.

11. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits.

12. Datenschutz von Minderjährigen

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Daten eines Kindes erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

13. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Plattform. Die fortgesetzte Nutzung unserer Dienste nach Änderungen stellt eine Akzeptanz der aktualisierten Richtlinie dar.

14. Kontakt

Bei Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzrichtlinie oder unserer Datenverarbeitung kontaktieren Sie uns bitte:

15. Aufsichtsbehörde

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum befinden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir die geltenden Datenschutzgesetze nicht eingehalten haben. In Malta ist die zuständige Behörde das Office of the Information and Data Protection Commissioner (IDPC).